Zarządzanie ryzykiem. Co to jest ryzyko w twojej pracy i kiedy się nim zajmować?

To jest pierwszy post z zakresu „zarządzanie ryzykiem”.

Czy w pracy Inżyniera można spotkać bezproblemowe przedsięwzięcie? Ja takiego nie doświadczyłem. Jedną z głównych umiejętności Inżyniera jest umiejętność radzenia sobie z problemami, a nie ich unikanie. Stąd też pierwszy mój wpis o czynności, która może zwiększyć szanse na końcowy sukces Twoich zadań – tą czynnością jest zarządzanie ryzykiem. Pozwala ono wydatnie zmniejszyć liczbę problemów w projekcie, a nad tymi, które się pojawią, zyskać dużo większą kontrolę.

Pomimo, że stosowanie zarządzania ryzykiem daje wiele korzyści, w znacznej liczbie zadań traktowane jest ono po macoszemu lub jest całkowicie pomijane. Przyczyny tego stanu są oczywiste:

  1. „brak czasu” na zajmowanie się rzeczami, które nie są pilne,
  2. zatrzymywanie się na pierwszym kroku po zidentyfikowaniu „zbyt dużej” liczby ryzyk.

Odnośnie punktu pierwszego – napiszę krótko – prewencja jest dużo tańsza niż radzenie sobie z problemem. Dotyczy to także czasu(a czas wiemy ile kosztuje). Zdaję sobie sprawę z tego, że główne obowiązki związane z Waszą pracą nie pozwalają na odrywanie się od zadań i zabawę w „projekt-menadżera”, ale mam nadzieję, że wpisy z zakresu zarządzania i planowania swojej pracy, troszkę Was przekonają do wprowadzenia pewnych elementów, dzięki którym łatwiej Wam będzie poukładać zadania czy podejmować decyzje.

Jeżeli chodzi o punkt drugi – to o tym będzie dzisiejszy wpis, bo źle zdefiniowane lub rozpoznane ryzyko powoduje sytuację, w której zarządzanie ryzykiem sprowadza się do czynności, która jest tylko biurokracją i sztuką dla stuki.

Tak więc co to jest ryzyko w twojej pracy i kiedy się nim zajmować?

Zgodnie ze sztuką, ryzyko zadania/projektu definiujemy w poniższy sposób:

  1. Co mogło pójść źle w projekcie?
  2. Jaki miałoby to wpływ na projekt?
  3. Jakie jest prawdopodobieństwo zakładanego zdarzenia?

… i tu właśnie jest pułapka, bo na tej podstawie możesz wpisać dosłownie wszystko. Możesz czerpać oczywiście z własnego doświadczenia, ale co z tego, że wypełnisz pięć kartek A4 zapisami? Nie mówię, że to źle, ale zarządzanie ryzykiem ne temu ma służyć żebyś tworzył stosy papierów. Gdybym był wielkim Panem Dyrektorem-Menadżerem, albo idealistą czy jakimś Process-Nazi, to napisałbym, że powinniśmy przeprowadzić fazę identyfikacji, jakościową i ilościową każdego ryzyka, a następnie plan reakcji na zagrożenia i szanse(w projektach zdarzają się nie tylko niezaplanowane sytuacje, które szkodzą, ale także takie, które pomagają Tobie – to są szanse), ale sami wiemy ile Inżynierzy mają czasu na zadanie i nie wierzę, że ktokolwiek z nas będzie miał czas lub chęci na to. To nie jest blog ideowy, tylko życiowy(czyt. praktyczny).

W Życiu Inżyniera przyjmuję zasadę, że zarządzanie ryzykiem zaczyna się wtedy, kiedy pojawia się jakiś fakt/przyczyna, która może doprowadzić do wywołania ryzyka powodującego konkretny efekt.

Tak więc, gdy rozpoczynam budowę, to nie piszę, nie martwię się i nie zastanawiam nad tym, że budowa się może opóźnić(…na ogół tak jest….) do czasu, gdy nie pojawi się przyczyna, która wprowadza mi ryzyko powodujące opóźnienie w budowie.

Czyli np.:

Nowa zmiana projektowa wydana przez Projektanta -> będzie trzeba coś przebudować -> opóźnienie budowy

Pomimo, że nie zarządzam ryzykiem w 100%, to przynajmniej zarządzam w jakimkolwiek stopniu. Wiadomo, że mógłbym wcześniej działać coś w kierunku kontaktu z Projektantem, ale szczerze – przy ilości zadań jaką mamy, to wyłapanie szczegółów jest na ogół niemożliwe. Ponoć 20% Twojej pracy przynosi 80% efektów, więc ja jestem zadowolony. Jest to także zdrowe dla mojej psychiki(niektóre stanowiska inżynierskie są bardzo stresogenne więc szkoda zdrowia).

Podsumowując.

Zarządzanie ryzykiem sprowadzam do poniższej czynności:

FAKT/PRZYCZYNA -> RYZYKO -> EFEKT

Uznany w projekcie FAKT sprawia, że stwierdzamy MOŻLIWOŚĆ WYSTĄPIENIA ZDARZENIA (RYZYKO), które wywoła konkretny EFEKT.

 

Przykłady:

FAKT: Wydanie projektu instalacji elektrycznych dla zakładu produkcyjnego jest opóźnione o tydzień.

RYZYKO: Opóźnione rozpoczęcie prac związanych z instalacją elektryczną, a co za tym idzie, opóźnione podanie napięcia na urządzenia.

EFEKT: Opóźnione oddanie i uruchomienie zakładu produkcyjnego.

 

FAKT: Klient nie określił jeszcze wymagań co do ilości pól w bazie danych objętych zakresem projektu.

RYZYKO: Klient określi więcej niż 100 pól w bazie danych, które należy zrewalidować w projekcie.

EFEKT: Projekt znacznie przedłuży się od obecnie zakładanego czasu trwania.

W życiu osobistym też można to stosować, ale oczywiście w granicach zdrowego rozsądku, bo np. jeżeli kupiłem samochód, to nie myślę i nie martwię się tym, że się zepsuje dopóki, dopóty nie zaczynam słyszeć dziwnych odgłosów spod maski. Nie zamartwiam się też codziennie tym, że żona może mnie zdradzić albo czy kogoś poznała, do czasu jak nie zauważam, że zaczyna pisać SMS-y w toalecie, siedzi ostatnio dłużej w pracy i chowa przede mną telefon:)

W powyższych sytuacjach dochodzą oczywiście takie sprawy jak odpowiednia prewencja i zaangażowanie(regularne przeglądy samochodu czy okazywanie uczuć małżonce), ale w pracy zawodowej również dbasz o swój projekt – więc może to to samo – co myślisz?

PS. Bądź co bądź, życie i praca bywają nieprzewidywalne niezależnie od tego co robisz więc zawsze jest ciekawie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *