Jak organizować sobie pracę

Jak organizować sobie pracę, aby niczego nie zgubić, zajmować się rzeczami i zadaniami, które są naprawdę ważne oraz przewidywać, aby unikać niespodzianek.

Ile razy zdarzyło Ci się podejście do zadania w stylu „będę o tym pamiętał, poza tym zajmę się tym zagadnieniem dopiero w następnym tygodniu/miesiącu”?.

Czy z powodu powyższej sytuacji, nigdy nie wylądowałeś w przysłowiowej d…ie?

Ile razy zaskoczyło Cię jakieś zadanie/problem?

Ile razy zgubiłeś papierek/dokumencik/notatkę/maila, które nagle stały się niezwykle potrzebne?

Inżynier musi posiadać umiejętność planowania oraz organizacji pracy.

Planowanie, jest dziedziną trudną, wymagającą wyrobienia sobie pewnych cech osobowości oraz posiadania wystarczającego doświadczenia. Dlatego zagadnienie planowania zostawiam na osobny wpis. Zaczniemy od dobrej organizacji pracy, bo to przyspieszy Wam drogę do bycia świetnym strategiem i planistą.

Poniżej przedstawię Wam, jak ja – InżynierX – organizuję sobie pracę.

W swojej pracy korzystałem już z wielu narzędzi, organizujących pracę. Zarówno z Aplikacji, programów komputerowych, internetów, bajerów, notesików, notatek, organizerów, kalendarzy. Po paru latach, moim głównym wnioskiem jest to, że aplikacje i programy multimedialne mogą być jedynie pomocą(np. jako przypomnienie żeby coś rozeznać), jednak kompletnie nie nadają się do organizacji pracy na większą skalę. Dają one dużą motywację, na początku korzystania, jednak Inżynier musi mieć fizycznie, codzienną styczność ze swoją pracą i jej zadaniami.

Aplikacje mają dużo funkcji i niejednego młodego Inżyniera widziałem z tabletem np. na budowie. Jednak, gdy pytałem się: ile zadań prowadzi on jednocześnie, słyszałem najczęściej: „tylko to jedno”, „odpowiadam za dwie rzeczy” etc. Lubię w takiej sytuacji, z kolegą Inżynierem, przeprowadzić rozmowę na temat organizacji pracy. Gdy pytam się, co było gdyby prowadził jednocześnie, chociaż 5 tematów, wymagających: załatwienia dostaw materiałów, rozwiązania problemów technicznych, odpowiadania na maile oraz kompletowanie dokumentacji? Najczęściej otrzymuję odpowiedź, że w programie, który ma – „może sobie przypisać zadania/korespondencję/notatki/aile/dokumentację do danego tematu i po kłopocie”.

Wtedy gratuluje mu i chcę żeby został moim mentorem w zakresie organizacji i realizacji…..

Jedno słowo przy korzystaniu z aplikacji jest ważne – „może sobie” przypisać/prowadzić foldery/przypominacze/pojawiać się może magiczna wróżka zanim coś zacznie się palić i sypać. Programy są niezwykle rozbudowane.

Ja jestem tylko człowiekiem i znam się na tyle dobrze, żeby wiedzieć, że jak nie będę czegoś musiał to po prostu oleję/zapomnę/nie będę prowadził systematycznie.

Istotą jest prostota.

Przy dzisiejszym tempie życia najważniejsze jest znalezienie systemu, który pozwoli Ci zrzucić z głowy nadmiar informacji. Tylko przelanie własnych myśli na papier lub dokument elektroniczny uwalnia twój mózg.

Bardzo podoba mi się idea ZTD(ZenToDone), jej autorem ZTD jest niejaki Leo Babauta. Mamy w niej podział organizacji pracy, na następujące etapy:

  1. Gromadzenie
  2. Przetwarzanie
  3. Planowanie
  4. Działanie

Punkt 1 i 2 jest przedmiotem dzisiejszego tematu – Organizacja Pracy.

Na gromadzenie i przetwarzanie rzeczy/zadań do zrobienia oraz przychodzących informacji, stosuję metodę kolejnych poziomów dostępu, dla mojego zainteresowania oraz dla czasu, jakiego danemu zagadnieniu poświęcam. Najczęściej są to 3-poziomy. Każdy poziom oddzielam osobnym rejestrem(zeszytem), do tego przeznaczonym. Dzięki temu nie obciążam swojego umysłu zbędnymi informacjami oraz tworzę sito, przez które przechodzą rzeczy istotne w danym momencie/dniu/tygodniu.

Poziom 1 – są to otwarte drzwi, przez które wchodzą wszystkie informacje. U mnie jest to mały notatnik, w którym zapisuję wszystkie informacje, jakie do mnie docierają. Wyglądam jak dziennikarz z amerykańskich filmów lat 80-tych – z długopisem w kieszeni i małym notatnikiem w ręce. Chodzę po biurze czy obiekcie, odbieram maile i notuję wpadające informacje. Gromadzę – notatki są krótkie i zwięzłe.

Poziom 1

Jak wspomniałem, Poziom 1, to także moja skrzynka mailowa – oznaczam kolorowymi etykietami rzeczy najbardziej istotne. Nie zastanawiam się nad tym, co zapisuję – po prostu to przyjmuję do danych wejściowych, – co z tym zrobię pomyślę, kiedy przyjdzie czas na następny poziom. Najważniejsze są dla mnie, zaplanowane cele danego dnia/zadania.

Poziom 2 – stanowi wstępne przetwarzanie, polegające na analizie i przypisaniu informacji z Poziomu 1(notatnika, maili), pod konkretne zadanie. Zadanie zostaje założone w formie zapisu na poziomie 2 – „Zeszycie Zadań”.

Tutaj zostaje podjętą najważniejsza decyzja organizacyjna – co zrobić z daną informacją.

Czyli:

  1. Zrób to od razu, gdy jest to zadanie, które zajmuje mi mniej niż 3 minuty. Nie ma sensu dodawać tego na listę zadań do zrobienia, gdy mogę mieć to z głowy w krótką chwilę.
  2. Przełóż na później, jeśli jest to coś, co zajmie mi więcej niż 3 minuty. Zapis w Zeszycie Zadań.
  3. Pozostaw, jeśli w tej chwili nie wiem, kiedy daną rzecz chcę zrealizować. Po prostu zostawiam z dopiskiem mówiącym o tym, kiedy się tym zająć.
  4. Wykorzystaj teraz, jeśli jest to informacja związana z tym, czym aktualnie się zajmuję. Zapis w Zeszycie Zadań, już pod otwarte zadanie. Związane z zagadnieniami Planowania i Działania.
  5. Deleguj, jeśli nie jestem odpowiedzialny za realizację tego zadania lub wyznaczę kogoś do tego zadania(jak delegować i wydawać polecenia, opiszę osobnym postem).
  6. Usuń, jeśli jest to coś mało ważnego. Zawsze znajdą się rzeczy, których tak naprawdę nie muszę robić. Pewnymi rzeczami nie warto sobie zawracać głowy.

W przypadkach, powyżej opisanych – sytuacja 2, 3, 4 – zapisy lądują do Zeszytu Zadań, a w przypadku 1, 5, 6 – nie mam takiej potrzeby.

Poziom 2

Poziom 3 – na poziomie 3 lądują tylko sytuacje 2, 3, 4. Stanowi on końcowe przetworzenie – na tym etapie, stwarzam katalog w komputerze oraz rozpoczynam zapisy w „Zeszycie Zadań”.

Od tego momentu, każda informacja lądująca na Poziomie 1, a dotycząca założonego zadania, może lądować pod konkretny rozdział w Poziomie 2. Założony katalog w komputerze, służy na zapisanie danej wiadomości, informacji, maila, dokumentu, pod konkretne zadanie. Natomiast Zeszyt Zadań stanowi zeszyt formatu A4 z możliwością wyrywania kartek. Kartki wyrywam i wkładam pod skoroszyty, założone pod konkretne zadanie. Skoroszyty te trzymam w tzw. Archiwum/Zeszycie Spraw/Issue Log’u. Robię tak, aby nie nosić ze sobą wszystkich zadań, gdy w danym momencie zajmuję, się przecież, jedną rzeczą na raz. Biorę skoroszyt z daną sprawą i po kłopocie.

Poziom 3 + komputer

Żeby to wszystko mi zadziałało, prowadzę raz na dwa dni, 30-sto minutowy przegląd wszystkiego od poziomu 1, 2 i 3. I tu chyba jest tajemnica sukcesu – systematyczność i powracanie do robionych zapisów.

Następnym etapem jest Planowanie i Działanie, czyli osobny post.

A ty jak organizujesz swoją pracę?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *