Niezarządzane lub niewłaściwie zarządzane projekty, to chleb powszedni Życia Inżyniera i zresztą nie tylko jego. Piszę tu jaka jest rzeczywistość, bo nie o to tutaj chodzi żeby tworzyć bajkę o zarządzaniu projektem. Jeżeli ktoś chce pomarzyć, to zapraszam do książek i na szkolenia z tego zakresu – tam zawsze problemy są rozwiązywane, a ty masz wpływ na wszystko.
Na początek podam wyniki badań, tych zagranicznych jak i polskich, w zakresie ukończenia projektów.
Pomijając szczegóły wynika z nich, że jeżeli chodzi o termin, to 80% projektów jest nie ukończone w terminie. Jeżeli chodzi o budżet, to w 80% projektów zostaje on przekroczony. Pozostałe 20% to projekty zakończone sukcesem lub projekty porzucone.
Wniosek jest jeden – cały świat spóźnia się z projektami lub przekracza ich budżet!
Z pewnością, źle zarządzane lub niezarządzane projekty w większości należą do opisywanych 80%, czyli przekraczających budżet i/lub termin.
A skoro wiemy, że niezarządzane projekty nigdy nie mieszczą się ani w terminie, ani w kosztach, to czemu i tak zostają ukończone?
Trzeba na początku powiedzieć, że złe zarządzenie lub niezarządzanie projektem wcale, powoduje, że praca i udział w nim, to dla każdego z Nas niezwykłe utrapienie(duży PITA) i to niezależnie od zajmowanego w nim stanowiska.
Po latach udziału w różnego rodzaju projektach wiem jedno, że jeżeli dana organizacja nie potrafi zarządzać projektami lub robi to źle, to mamy do czynienia z dwoma możliwymi wariantami:
Przypadek Pierwszy – organizacja nastawia się na przemiał zasobów i pracowników, a projekty muszą być „jakoś” ukończone i to jedynie entuzjazmem części ludzi w niego zaangażowanych, kosztem ich zdrowia, czasu i jakości życia.
Przypadek Drugi – organizacja, której zależy na rozwoju, źle zarządza projektami, ale wykazuje chęci żeby to zmienić, chociaż nadal projekty są kończone jedynie entuzjazmem części ludzi w niego zaangażowanych, kosztem ich zdrowia, czasu i jakości życia.
Czym charakteryzują się organizacje, które nie zarządzają lub źle zarządzają projektami? Wyliczę po kolei:
1. Nie rozpoczynają, nie planują, nie monitorują projektu.(Odsyłam przy okazji do Karty Projektu i pytań rozpoczynających projekt).
2. Nie rozumieją, że celem menedżerów/kierowników projektów jest dobre zarządzanie. By tego dokonać, jednym z koniecznych warunków jest kontrola kosztów, a drugim – ochrona przerobu. Dwa absolutnie konieczne warunki. Nie możemy być usatysfakcjonowani jednym, nie dopełniając drugiego! A często jest tak, że na początku chronią jedynie koszty(najtańsi dostawcy, za mało ludzi i zasobów, dziury projektowe, które chce się załatać zaangażowaniem Inżynierów itd.), a gdy zaczyna się sypać, to olewają koszty myśląc , że gdy zwiększą przerób w ostatniej chwili to uda się przyspieszyć, a wtedy mamy np. sytuację angażowania szybko dużej ilości osób, a więcej ludzi oznacza więcej czasu i wysiłku na synchronizację….hehe.
3. Nie są świadome tego, że finansowo, przekroczenia budżetu są o wiele mniej istotne, niż opóźnienia!!!!
4. Nie są świadome metodyk zarządzania. Np. w firmie IT stosują metody zwinne, nie rozumiejąc roli Scrum Mastera i zajmuje się on zupełnie czym innym niż powinien(pisaniem kodu..hehe, a cały zespół komunikuje się ze wszystkimi na zewnątrz…itd.).
5. Zarządzanie projektem nie pasuje do specyfiki projektu lub jest archaiczne. Np. podczas kompleksowej budowy fabryki, polegają jedynie na śledzeniu ścieżki krytycznej, podczas gdy zastosowanie metody TOC/łańcucha krytycznego zobrazowałyby prawdziwe problemy budowy! I nagle mamy sytuację, że dokumentacja opóźniona o dwa tygodnie powoduje półroczne opóźnienie budowy…. hehe).
Mamy więc dwa przypadki firm cechujących się pięcioma powyższymi punktami, w których projekty muszą „jakoś” być ukończone i to jedynie entuzjazmem ludzi. Ludzie Ci często słyszą, że to ich wina jak wygląda obecna sytuacja projektu, ale wina leży w powyższych pięciu punktach, za które ktoś w tych organizacjach jest przecież odpowiedzialny!
Myślę, że na pytanie pt. „Czemu niezarządzane projekty i tak zostają ukończone” mamy już odpowiedź.
Czas na odpowiedź na drugie pytanie pt. „Czy warto walczyć z wiatrakami?”.
I od razu odpowiem Wam – to zależy – zależy od tego jaki masz wpływ, aby sytuację w swojej organizacji projektowej zmienić, bo często możecie przeceniać lub nie doceniać własnych możliwości.
Sam należę do osób bardzo zaangażowanych i oddanych swojej pracy, więc o co chodzi z tymi wiatrakami?
Chodzi o to, że ktoś dla firm źle zarządzających lub niezarządzających projektami też musi/będzie pracować, a tego bloga czyta wielu ambitnych i wartościowych ludzi.
Zastanówmy się więc nad swoją pozycją i wpływem we własnej organizacji – pamiętajcie tylko o jednym:
Im niżej w hierarchii postawiona jest dana osoba, tym bardziej będzie oskarżać wewnętrzną organizację, a im wyżej – tym bardziej będzie oskarżać wpływy z zewnątrz.
Poziom i wpływ jest ważny, bo jeżeli nawet twoja branża/zespół/zakres będą świetnie zarządzane, a wszystkie prace planowane i kończone w terminie, to może pozostała część taka nie jest lub twoi przełożeni mają zupełnie inną wizję i priorytety lub co gorsza – ich kompetencje w zakresie zarządzania projektem są marne lub ich cele zupełnie mijają się z twoimi, a nawet z celami samego projektu!
To co piszę powyżej wydawać się może nieco kontrowersyjne, ale wiedz, że jeżeli odpowiadasz tylko za część projektu, to twoja praca może mieć naprawdę marny wpływ na całość, zwłaszcza gdy projekt jest źle zarządzany i ma poważny problem w innym obszarze.
Projekt musi być zarządzany w całości i dobrze realizowane fragmenty nie sprawią, że termin czy budżet zostaną zachowane – np. zwiększony nadzór i ciężka praca inżynierów przy wykonawstwie, nie uratują projektu, który źle jest zarządzany w sferze przygotowawczej(opóźniona dokumentacja, wycena, przetargi, błędy w umowach, konflikt na linii Inwestor-Wykonawca etc.). Cokolwiek tacy Inżynierowie by nie zrobili, to projekt skończy się porażką w zakresie terminu lub budżetu.
Jest taka maksyma :
Love it, Change it or Leave it.
I ona dobrze obrazuje rzeczywistość projektową. Właśnie to „Change it” dotyczy tego czy naprawdę warto walczyć z wiatrakami. Czasami rzeczywiście warto, ale trzeba właśnie prawidłowo ocenić swój poziom wpływu na projekt czy na organizację, bo wielu ludzi już poświęciło niezły kawałek swojego życia, a planowanie, zaangażowanie, prace w nadgodzinach, nerwy etc. poszły zupełnie na marne.
Odnośnie „Love It”(pokochaj/zaakceptuj to) mam także uwagę. Często jest tak, że dużo energii traci się właśnie na to „Change it”, zamiast działać w obszarze, w którym masz realny wpływ. Sam osobiście, jeżeli widzę, że w danej firmie nie da się nic „Change it” w zakresie podejścia do projektu i jeżeli moje sugestie nie przynoszą efektu, a w dodatku kierowanie projektem nie leży w mojej gestii – to „Change It” zostaje u mnie wprowadzony w tryb uśpienia.
Ludzie często nie czytają tego co mają w umowach i zamiast np. wspierać osobę, która ma realny wpływ na projekt – tracą czas na walkę z wiatrakami, bo źle odczytują swoją rolę w projekcie i starają się w obszarach, będących poza ich kompetencjami.
Radzę więc działać tam, gdzie jest Wasz realny wpływ na projekt – często obszar ten jest dosyć ograniczony i może być tak, że w projekcie nawet nie jesteś w stanie zarządzać własnym zespołem, bo ludzie, którzy mają większy wpływ na całość – popełnili lub popełniają błędy, które wpływają również na to, co możesz zrobić we własnym obszarze.
W ekstremalnych sytuacjach bywa tak, że ograniczyć się warto jedynie do zarządzania własnym czasem, bo co byś nie zrobił, to nie będzie to miało żadnego wpływu nawet na pracę własnego zespołu – pytanie czy walczysz z wiatrakami dalej, czy może działasz tam gdzie faktycznie możesz przynieść korzyść projektowi?
Oczywiście „Love it” musi mieć sens – jeżeli nie – to mamy przecież jeszcze tryb „Leave it”, o którym wielu z nas zapomina lub wydaje się wyborem o wiele trudniejszym niż jest w rzeczywistości.
Ja sam chciałbym bardzo żeby projekty były dobrze zarządzane, ale niestety – idealne życia są tylko na Instagramie, Snapchatcie, Facebooku i w TV, a zarządzanie danym projektem nigdy idealne nie będzie i jeżeli ktoś twierdzi, że jego metoda czy książka jest niezawodna i najlepsza, to warto zastanowić się, co tak naprawdę kieruje taką osobą, gdy wygłasza takie tezy swoim klientom lub czytelnikom. Ja sobie pozwolę pisać jak jest i mam nadzieję, że Wy czy pracodawcy lub klienci, to docenicie.
Oczywiście nie obiecam Ci, że w każdym projekcie IT zadziała Agile i nie na każdej budowie TOC/łańcuch krytyczny poprawi jej realizację. Uważam jednak, że najgorszą rzeczą dla zarządzającego jest zamknięcie się w sobie i niezwracanie uwagi na zmiany w otaczającym go świecie – dlatego przyjęcie czy stosowanie nowoczesnych metod zarządzania projektami ma dla mnie duże znaczenie i to niezależnie od tego na jakim poziomie jestem w niego zaangażowany.
Dla mnie najważniejsze jest to, aby projekt przynosił realne korzyści biznesowe wszystkim stronom i to samo dotyczy się jego zarządzania. Jeżeli klient lub pracodawca chce zmienić swoje podejście do zarządzania projektem lub chce się w ogóle tego nauczyć, to jestem na to gotowy – posiadając odpowiednią wiedzę i doświadczenie. A jeżeli nie chce – to wiedza z zarządzania projektami i tak się przydaje, aby łatwo adaptować się do sytuacji w danym projekcie – jak będzie się w nim dało zastosować 10% to zastosuję 10% zarządzania nie marnując sił na „wiatraki”.
W moim CV zawarłem taki zapis:
„Posiadam wiedzę i umiejętności, dzięki którym mogę wprowadzić u Was nowoczesne zarządzanie projektem, ale jeżeli tej rewolucji w Waszej organizacji nie potrzebujecie, to moje kompetencje pozwalają mi także na szybką adaptację i przyniesienie realnych korzyści do Waszego obecnego środowiska projektowego”.
Myślę, że jest to uczciwie przedstawienie swojego podejścia projektowego, bo wyklucza niepotrzebną „walkę z wiatrakami”, gdy otrzymuję niezarządzane projekty.
